Reglement vrijwilligerstaak 2023-2024(versie 15052023)
1. Inleiding
Een vereniging draait op vrijwilligers. Dankzij de inzet van vele vrijwilligers kunnen leden wekelijks met plezier sporten. Omdat we veel en tegelijkertijd onvoldoende vrijwilligers hebben voor terugkerende taken hebben we net als andere verenigingen een vorm van een verplichting ingesteld om dit (nijpende) tekort op te lossen.
s.v. Enkhuizen is een vereniging die we samen maken en waar we werken vanuit de volgende principes:
- Vele handen maken licht werk;
- Iedereen draagt zijn steentje bij.
Met het reglement ‘vrijwilligerstaak s.v. Enkhuizen’ (vanaf nu: het reglement) bouwen we voort op aspecten uit het voormalige taakplichtreglement, maar is er veel explicieter een koppeling gemaakt met onze normen en waarden. Dat is ook wat onze vereniging een vereniging maakt.
Het reglement is met ingang van seizoen 2023-2024 van kracht.
Met onderstaand reglement wordt er invulling en richting gegeven aan het doen van vrijwilligerswerk bij s.v. Enkhuizen.
2. Voor wie is dit beleid?
- Van ieder spelend lid, vallende onder één van de categorieën zoals aangegeven op het contributieoverzicht contributie overzicht , die op peildatum 1 juli van het nieuwe seizoen, de leeftijd van 16 jaar of ouder heeft wordt verwacht dat hij/zij een vrijwilligerstaak doet. Wanneer dat niet mogelijk is, dan geldt voor deze leeftijdscategorie (16 en 17 jaar) nog de mogelijkheid dat ouders het vrijwilligerswerk doen
- Ouders van spelende jeugdleden, vallende onder één van de categorieën zoals aangegeven op het contributieoverzicht contributie overzicht, die op peildatum 1 juli van het nieuwe seizoen nog geen 16 jaar zijn, zijn verantwoordelijk voor het vervullen van een vrijwilligerstaak (één ouder éénmaal voor het totaal aantal leden/kinderen onder de 16 jaar).
Leden/ouders welke in bovengenoemde categorieën vallen en vrijwilligerswerk doen met een vast karakter (trainer/coach, commissielid e.d.), en als zodanig aangemeld staan bij de club (inschrijving vaste vrijwilligers) zullen automatisch een melding krijgen dat zij reeds voldaan hebben aan de verplichtingen in dit reglement.
Uitgezonderd van deze verplichting zijn leden in de categorieën: 7x7 leden (man/vrouw), Walking Football, leden die enkel trainen, reserveleden, kaboutervoetbal, KNVB Onder 7 en maandagavondvoetbal.
- Inschrijven vrijwilligerstaak/afkopen van verplichting
- Elke jaar (t/m 30 september) kan een lid/ouder aangeven wat hij/zij voor de vereniging wil doen. Dit overzicht van taken wordt kenbaar gemaakt door de vrijwilligerscommissie in de voetbal.nl app.
- Jaarlijks kun je je voorkeuren wijzigen van 1 juni t/m 30 september. Geef je niet door volgen we eerder doorgegeven voorkeuren.
- Na 30 september worden leden, die niets hebben doorgegeven, ingedeeld op taken zaterdag kantine, helpen bij jeugdevenement en scheidsrechter.
- Om de aanwezigheid van voldoende scheidsrechters te waarborgen hebben de volgende teams standaard en enkel als taak scheidsrechter: JO17 t/m JO19, MO17 t/m MO20
- Je kunt voor 30 september aangeven niets te willen doen. Hiermee koop je af. Dit kan voor een bedrag van € 100,-. Na 30 september kan dit niet meer aangepast worden.
Het inschrijven op een taak kan via de voetbal.nl app. Lees hier hoe dit in zijn werk gaat (https://www.sv-enkhuizen.nl/1071/de-vrijwilligerstaak-in-een-paar-stappen-uitgelegd/)
4. Takenoverzicht
De vrijwilligerscommissie maakt gedurende het jaar kenbaar op welke taken er vrijwilligers nodig zijn bij de vereniging. Deze taken worden vertaald in een puntenaantal. Bijna alle taken en functies bij een vereniging kunnen worden uitgevoerd. Denk daarbij aan bestuurs- & commissiewerk, trainers, begeleiders, bardiensten, fluiten, vlaggen wedstrijden spelersleeftijdsgroepen 13 t/m 20 jaar etc. Een aantal taken is uitgesloten van dit beleid: bijvoorbeeld; rijden naar uitwedstrijden en het wassen van de teamtas.
5.Communicatie vrijwilligersdiensten vanuit vereniging
De ap voetbal.nl speelt een centrale rol. Hierop delen we informatie. S.v. Enkhuizen deelt een makkelijk toegankelijke planning met de leden. Leden krijgen voor aanvang van hun dienst een reminder op het emailadres zoals bekend bij de ledenadministratie alsmede een pushnotificatie.
Communicatie rondom de vrijwilligerstaken loopt via de coördinator van de betreffende taak:
Kantinediensten (Team planning): [email protected]
Scheidsrechters (Coordinator scheidsrechters): [email protected]
Vragen over afkoop en vrijstellingen via [email protected]
6. Verplichting leden t.a.v. (adres)gegevens
Het is de verplichting van het lid om zorg te dragen voor een actueel emailadres bij de ledenadministratie. Adreswijzigingen kunnen doorgegeven worden aan [email protected]
Ook dient een ouder van een gezin waarbij meerdere kinderen lid zijn en waarvan de kinderen op verschillende adressen staan ingeschreven dit als zodanig bij de ledenadministratie kenbaar te maken.
Belangrijk: 16 jaar of ouder? Registreer je met je eigen emailadres en sluit dit kort met de ledenadministratie
Leden zijn zelf verantwoordelijk voor hun bereikbaarheid en de gevolgen daarvan. Het niet op komen dagen voor een dienst kan niet de schuld van de vereniging zijn zolang de adresgegevens bij de ledenadministratie zijn gebruikt.
8. Omvang vrijwilligerstaak
Ieder lid moet gedurende het seizoen voor 6 punten aan taken verrichten voor s.v. Enkhuizen. De vrijwilligers coördinator(en) heeft voor alle bekende functies een puntenscore toegekend. De belangrijkste factor voor het toekennen van een puntenaantal aan een taak is de urgentie voor het vinden van vrijwilligers. Tijdsduur is ook een factor. Zo kan het voorkomen dat taken met dezelfde tijdsduur toch een ander puntenaantal hebben.
De vrijwilligerscommissie weegt jaarlijks de functies.
Indien door overmacht of afgelasting bij s.v. Enkhuizen een dienst vervalt worden deze uren aangemerkt als wel te zijn verricht. De club kan uiterlijk 3 weken van tevoren zelf een dienst laten vervallen.
8. Vrijstelling
Dit kan alleen als er sprake is van een aantoonbare dringende redenen, waardoor de vrijwilliger niet in staat is zijn diensten te voldoen. Dit kan door bv. langdurige ziekte. Vrijstelling kan enkel worden aangevraagd bij commissie leden & vrijwilligers: [email protected]
9. Meerdere kinderen/gezinsleden op de vereniging.
Leden of ouders van leden met een vaste vrijwilligersfunctie (zoals eerder in dit reglement beschreven) hebben voldaan aan de verplichting vanuit dit beleid voor zowel zichzelf en alle kinderen onder de 16 jaar.
Wanneer een ouder zelf ook lid is volgens artikel 1, geen vaste vrijwilligersfunctie uitvoert en meerdere kinderen onder de 16 jaar op de vereniging heeft eenmaal een verplichting tot uitvoering vrijwilligerstaak voor zichzelf en eenmaal een verplichting tot het uitvoeren van een vrijwilligerstaak voor het totaal aan kinderen onder de 16 jaar.
10. Verplichting ouder/lid ten aanzien van uitvoering
Het initiatief om te voldoen aan dit reglement ligt te allen tijde bij het lid/ouder. Het is aan de leden/ouders zelf om kenbaar te maken welke taken zij willen vervullen als zij geen vast vrijwilligerswerk doen. De club draagt zorg voor voldoende uitleg. Op de website van s.v. Enkhuizen is een uitgebreide uitleg te vinden omtrent inschrijving. Het is niet mogelijk verplichtingen door te schuiven naar een volgend seizoen of taken uit te voeren als voorschot op een volgend seizoen. In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur anders besluiten
11. Verantwoording leden onder de 18 jaar
Leden vanaf 16 jaar hebben een plicht tot het vervullen van een vrijwilligerstaak. Ouders van leden tot 18 zijn in juridische zin verantwoordelijk, hebben kennisgenomen van het reglement van s.v. Enkhuizen en dienen zorg te dragen dat kinderen van 16 of 17 jaar zich inschrijven en de vrijwilligerstaak uitvoeren. In uitzonderlijke gevallen kunnen kinderen jongen dan 16 iets doen voor de vereniging. Mits dit veilig is en voldoet aan de Nederlandse wetgeving t.a.v. vrijwilligerswerk voor jongeren.
12. Privacy
De coördinatoren vrijwilligerstaken van s.v. Enkhuizen hebben de beschikking over de gegevens van de leden, zoals deze bekend zijn bij de ledenadministratie en gebruikt deze alleen voor het uitvoeren van het beleid.
13. Betalingen afkoopbedragen
Wanneer er bij inschrijving wordt aangegeven dat de verplichting tot het doen van een vrijwilligerstaak wordt afgekocht, dan volgt er een factuur. Deze dient betaald te worden volgens dezelfde betaalcondities als de contributiefacturering. Deze gelden komen ten goede aan het vrijwilligersbeleid. Hiervan worden geen mensen ingehuurd voor diensten zoals aangegeven in het takenoverzicht maar deze middelen worden ingezet in andere vormen van beloning voor de door s.v. Enkhuizen gekoesterde vrijwilligers.
14. Verhinderd zijn/ niet op komen dagen/ ruilen
Wanneer je niet op de aangegeven datum aanwezig kan zijn ben je ten alle tijden verplicht zelf voor een vervanger te zorgen. Niet op komen dagen neemt de vereniging hoog op. Andere vrijwilligers worden immers gedupeerd. Hierop wordt een boete in rekening gebracht van € 125,-. Je bent zelf verantwoordelijk om met iemand te ruilen en dit kenbaar te maken aan de coördinator.
15. Financiële verplichting en gevolgen.
Wanneer een lid/ouder aangeeft af te kopen moet dit binnen de gestelde termijn (na factuurdatum) voldaan worden. Wanneer een ouder/lid, na verloop van de betalingstermijn en herinneringen nog steeds in gebreke van betaling blijft zal een /lid geschorst worden tot dat aan de betalingsverplichting is voldaan.
Wanneer een lid/ouder als gevolg van dit reglement een boete ontvangt (niet op komen dagen) en deze betaling is niet voldaan op 1 augustus na het betreffende seizoen dan zal het kind(eren)/lid einde seizoen uitgeschreven worden. De vereniging zegt het lidmaatschap daarmee op. Herinschrijving is mogelijk na betaling van gestelde boete
16. Nieuwe leden/inschrijvingen:
Afhankelijk van de datum van inschrijving wordt de omvang van de vrijwilligerstaak bepaald:
- Inschrijving tot 1 december: volledig verplichting: te behalen 6 punten
- Inschrijving na 1 december: halve verplichting te behalen 3 punten
- Inschrijving na 1 maart: geen vrijwilligerstaak te behalen 0 punten
17. Aanpassing reglement
s.v. Enkhuizen houdt zich het recht voor om het reglement, afkoopsom en boete per seizoen te kunnen wijzigen met instemming van de Algemene Ledenvergadering.
Voor vragen en/of opmerkingen kunt u contact opnemen met: [email protected].
Voorbeelden bij reglement:
Om een en ander te verduidelijken hebben we onderstaand enkele voorbeelden uit de praktijk geschetst:
Voorbeeld 1:
Henk en Ingrid hebben drie kinderen: Pietje van 19, Willem van 14 en Marie van 15.
Henk en/of Ingrid hebben eenmaal een verplichting tot het doen van een vrijwilligerstaak voor Willem en Marie. Zij zijn immers onder de 16 en dat maakt de ouders verantwoordelijk. Deze verplichting tot het doen van een vrijwilligerstaak is maximaal eenmaal voor het totaal aantal kinderen onder de 16 jaar. Pietje heeft vrijwilligerstaak voor zichzelf.
Voorbeeld 2:
Jan en Marie hebben drie kinderen: Hans van 12, Klaas van 14 en Susan van 17. Twee kinderen zijn onder de 16. Marie voetbalt zelf in het eerste elftal van de Dames. Marie heeft eenmaal vrijwilligerstaak voor haarzelf.
Daarnaast hebben Jan en/of Marie eenmaal een verplichting tot het doen van een vrijwilligerstaak voor Klaas en Hans. Zij zijn immers onder de 16 en dat maakt de ouders verantwoordelijk. Deze verplichting tot het doen van een vrijwilligerstaak is maximaal eenmaal voor het totaal aantal kinderen onder de 16 jaar.
Susan heeft ook vrijwilligerstaak. Zij kan dit zelf uitvoeren. Maar de ouders mogen dit ook voor haar doen.
Voorbeeld 3:
Johan is 35 en voetbal bij de 7x7. Hij heeft één kind van 8. Johan heeft zelf geen verplichting tot het doen van een vrijwilligerstaak. 7x7 is daar immers van uitgesloten. Wel heeft hij eenmaal een verplichting tot het doen van een vrijwilligerstaak voor zijn kind van 8. Voor alle leden onder de 16 jaar zijn de ouders verantwoordelijk met een maximum van eenmaal.
